Révision des qualifications QUALIBAT : des règles plus strictes !

Au 1er septembre 2016, les règles en matière de révision ont évolué. Désormais, les entreprises devront anticiper la constitution de leur dossier de révision afin de renouveler leurs qualifications avant échéance, la durée de validité des qualifications étant strictement limitée à 4 ans.

Retrait des dossiers de révision

Concrètement, cela signifie que les secrétariats de QUALIBAT notifieront le lancement des révisions 12 à 9 mois (au plus tard) avant la fin de validité des qualifications détenues, invitant les entreprises à retirer très vite leur dossier.

En effet, il n’est plus question de perdre du temps dans cette première étape : plus tôt vous retournerez le bon de commande signé accompagné de son règlement, plus tôt vous obtiendrez le dossier de révision à constituer… Et plus vous disposerez de temps pour le compléter !

Constitution

Une fois le dossier entre vos mains, et pour optimiser au mieux votre temps, commencez par rassembler les documents que vous devez obtenir auprès de tiers : attestation de sinistralité à faire remplir par votre assureur, attestations de travaux à compléter par vos clients, attestations URSSAF, etc. Ne gardez jamais ces démarches pour la fin ; ce sont celles qui risquent de nécessiter le plus de temps !

N’oubliez pas de joindre vos photos, plans, notes de calculs et autres pièces techniques, lorsqu’elles sont formellement demandées (c’est le cas lorsque les qualifications s’accompagnent d’exigences complémentaires). Ces pièces permettent de démontrer votre niveau de maîtrise technique dans l’activité.

Pour vous assurer de rester dans les délais impartis, soyez vigilants à bien vérifier que toutes les pièces requises nous sont bien transmises dès le premier envoi.

Retour

Votre dossier doit être retourné avant la date indiquée sur le courrier. Cela permet aux équipes de QUALIBAT de réaliser un premier niveau d’instruction et peut s’avérer très précieux pour la suite.

Le secrétariat vérifie en effet que votre dossier répond bien à tous les critères. S’il demeure des imprécisions, il vous demandera les pièces ou informations manquantes ! Et si une incohérence est détectée (par exemple sur le respect des seuils limite en matière de sous-traitance et d’intérim, le ratio chiffre d’affaires/heures travaillées, etc.), votre correspondant QUALIBAT aura alors le temps de vous demander les éclaircissements nécessaires.

De même, s’il reçoit une appréciation négative dans le cadre des enquêtes qu’il réalise directement auprès de vos clients, vous aurez alors le temps de réagir et d’exprimer votre point de vue.

En tout état de cause, votre dossier doit être complet et toutes les ambiguïtés éventuelles levées suffisamment tôt pour son passage en commission.

Décision

Si le dossier est complet et répond à l’ensemble des critères, alors la qualification est renouvelée pour 4 ans ; s’il ne répond pas à tous les critères techniques, alors la ou les qualifications peuvent éventuellement être renouvelées pour 2 ans.

Enfin, si le dossier est resté incomplet ou si la commission le juge insatisfaisant, la qualification est perdue à sa date d’échéance.

Alors, ne négligez pas vos échéances de qualifications, restez réactifs et veillez à compléter au mieux vos dossiers de révision !

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